YAZI İŞLERİ ve ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ
Üniversite içi ve üniversite dışı resmi yazışmaların yürütülmesi, kayıtlarının tutulması ve arşivlenmesinin yapılmasından sorumlu birimdir.
HEDEFLERİMİZ
Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğü aşağıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirmeyi amaçlamaktadır.
İLKELERİMİZ
İstanbul Kent Üniversitesi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda; Yazı İşleri ve Arşiv Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili tüm iş ve işlemlerin, faaliyetlerin etkenlik, verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek vb. işlemleri mevzuatta belirtilen şekilde yürütmek. Rektörlük, yazışmalarını yürütmek; gelen – giden evrakların kayıt, koruma, muhafaza ve arşivlemesini sağlamak. Günlük yazıların, havalelerin hazırlanması, evrak iş takibinin sağlanması ve üniversiteye gelen tüm yazılı evrak, dilekçe ve başvurunun ilk kayıtlarının yapılması.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
- EBYS kullanımının Üniversitemizde tam ve düzgün bir şekilde çalışması için gerekli tüm çalışmaların hazırlığı ve takibini yapmak,
- EBYS kullanımının ve işleyişinin aksamaması için destek sağlamak ve sistemin bilinçli bir şekilde kullanılmasına yardımcı olmak,
- Uygulamanın kurumsallaştırılması ve veri girişleri sürecinde kurum bazında kullanıcıların yetki, rol ve diğer tanımlama işlemleri ile birimin yazışma kodlarını kontrol ya da sisteme giriş ve tanımlama işlemlerini gerçekleştirmek,
- EBYS Eğitimi talep edilmesi halinde planlamanın yapılması ve gerekli ortamın hazırlanmasını sağlamak,
- Üniversitemizde e-Yazışma Kapsamında kullanılan Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) sorunların giderilmesini sağlamak,
- EBYS uygulamaların yürütülmesinde iş izleme ve kontrol faaliyetlerini yürütmek,
- Kurum ve Yönetici Bilgilerinin DETTİS-İYEM Veri Girişlerinin yapılması,
- Elektronik belge Yönetim Sistemi mail adresinden gelen sorunlara çözüm bulmak ve gerektiğinde firma ile iletişime geçip sorunu çözmek ve kullanıcıya mail aracılığı ile bilgilendirmek,
- E-imza ile ilgili işlemlerde gerekli koordineyi sağlamak,
- EBYS ile ilgili Kurum içinde gerekli duyuruların yayınlanmasını sağlamak,
- EBYS ile ilgili meydana gelen sorunlara ilk müdahale işlemini yapmak ve giderilemeyen sorunların çözümü için Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’ne bildirmek,
İstanbul Kent Üniversitesi’nin EBYS adresi aşağıdaki gibidir:
EBYS Destek e-posta adresi aşağıdaki gibidir:
ebysdestek@kent.edu.tr
İstanbul Kent Üniversitesi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi aşağıdaki gibidir:
istanbulkentuniversitesi@hs03.kep.tr
ARŞİV
İstanbul Kent Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç, ilke ve talimatlara uygun olarak; Üniversitenin genel evrak, yazışma ve dağıtım işlemleri ile işlemi tamamlanmış evrakın arşivlenmesi, arşivden evrakın kullanılması, arşivin korunması ve kontrolünün yapılması ile ilgili faaliyetleri planlamak, koordine etmek ve denetlemek.
GÖREV VE SORUMLULUKLAR
- Üniversitemiz genelinde elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulacak belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak amacıyla; Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'nın Üniversite'nin bütün teşkilatını kapsayacak şekilde uygulanmasını ve belgelerin Devlet Arşivleri Başkanlığının belirlediği usul ve esaslara uygun olarak imha edilmesini sağlamak,
- Üniversitemiz Akademik-İdari teşkilatında yeni kurulan veya kapatılan birimlerin Başbakanlık Kaysis (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) kaydının yapılması ilgili birime devlet teşkilat numarası tanımlanması ya da daha önce tahsis edilen numaranın sistemden silinmesini sağlamaktır,
- Birim arşivinde beş yılını dolduran malzemeleri kurum arşivine devretmek,
- Talep edilmesi halinde, arşivlik malzemeyi evrak istem formuna kaydederek imza karşılığı vermek, iadesini takip etmek,
- Birim arşivine teslim edilmek üzere gelen malzemelerin yönetmeliğe uygun olup olmadığını kontrol etmek, uygun olanları imza karşılığı teslim almak,
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek,
- Arşiv faaliyetlerinin kanun ve yönetmelikte belirtilen kurallar doğrultusunda yapılmasını koordine etmek ve denetlemek,
- Üniversitemizin bütün birimlerinde belge üretiminin mevzuat hükümlerine uygun aynı standartta yapılmasını sağlamak,
- Arşivcilik alanında meydana gelen teknolojik ve bilimsel değişiklik ve gelişmeler ile ilgili mevzuatı takip ederek uygulamak,
- İhtiyaç duyan birimlerin kurum arşivinden evraklarına ulaşmalarını sağlamak,
- Bilgi Güvenliği gereklerine uymak,
PERSONEL BİLGİSİ
